Określenie krytycznych procesów gospodarczych

Struktura organizacyjna ukazuje statyczny obraz przedsiębiorstwa, natomiast procesy gospodarcze obrazują jego dynamikę. Podczas warsztatu dotyczącego założeń strategicznych istotne jest opisanie procesów gospodarczych krytycznych z punktu widzenia satysfakcji klientów przedsiębiorstwa. Opis ten powinien odpowiedzieć na pytanie, w jaki sposób organizacja tworzy wartość dodaną dla klienta. Na tym poziomie prac nie jest konieczne szczegółowe modelowanie wszystkich procesów gospodarczych. Stworzony tu model ma na celu określenie, które czynności i działania mają krytyczne znaczenie dla działalności organizacji, a które mają charakter pomocniczy. Ustalenie hierarchii ważności ułatwia późniejsze podejmowanie decyzji, dotyczących nakładu sił i środków na odwzorowanie procesów w systemie informatycznym. Jednocześnie podczas tworzenia modelu istnieje możliwość wykrycia nieprawidłowości w sposobie wykonywania procesu, objawiających się np. występowaniem zbędnych kroków. Istotne jest, aby w trakcie tworzenia modelu prowadzić analizę mocnych i słabych stron procesu, zadawać pytania o istotność i przydatność poszczególnych etapów, szukać możliwości usprawnienia sposobu wykonywania procesu. Należy pamiętać, iż na tym etapie prac dokładność i szczegółowość modelu procesów ma znaczenie drugorzędne. Ważne jest, aby w sposób czytelny dla wszystkich uczestników warsztatu zostały przedstawione czynności krytyczne z punktu widzenia osiągnięcia celu organizacji. Model powinien być przedstawiony w formie graficznej, popartej opisem słownym poszczególnych kroków. Dobrze jest rysować model na tablicy w trakcie trwania warsztatu, lak aby wszyscy jego uczestnicy mogli na bieżąco wprowadzać korekty i dyskutować nad jego poprawnością. Przed przystąpieniem do modelowania procesu należy zaznajomić uczestników warsztatu z notacją, która zostanie użyła do graficznego przedstawienia procesu.

Istnieje wiele notacji, umożliwiających graficzne zobrazowanie procesów gospodarczych. Wybór odpowiedniej zależy od osobistych preferencji członków projektu oraz, przede wszystkim, od tego, na co model ma kłaść największy nacisk. W niniejszym opracowaniu przedstawione zostaną dwie notacje, z których jedna – notacja Aris prof. A. Scheera5“ ukierunkowana jest na zdarzenia i procesy oraz ich następstwo w czasie, natomiast druga – oparta na diagramie przepływu danych (DFD)53 koncentruje się na przepływach informacyjnych i fizycznych pomiędzy procesami.

Leave a Reply