Rozwiązywanie problemów w trakcie wdrożenia cz. II

Błędów tego typu będzie tym mniej, im więcej pracy zostanie włożone w analizę przedwdrożeniową i tworzenie koncepcji systemu. Z pewnością jednak nie da się uniknąć ich w 100 %. Ich późniejsze usunięcie jest tym trudniejsze, iż praktycznie nie jest możliwe określenie, kto ponosi winę za ich powstanie – czy konsultanci, bo nie byli wystarczająco dociekliwi, czy użytkownicy, bo nie dość jasno określili swoje potrzeby lub nie do końca sami byli ich świadomi. Rolą kierowników projektu z obu stron jest ustalenie w drodze negocjacji sposobu rozwiązania tak powstałych problemów. Jedyną drogą nieprowadzącą do frustracji i impasu w prowadzeniu prac projektowych jest rozdział odpowiedzialności pomiędzy dwie strony. Sposób działania systemu jest wtedy dopasowywany do rzeczywistych wymagań klienta, który ponosi część kosztów związanych z dodatkowymi nakładami pracy.

Drugi powód powstawania problemów wdrożeniowych wiąże się z sytuacją, w której standardowy sposób działania systemu jest niezgodny z wymaganiami klienta. Jeśli problem ten nie zostanie zidentyfikowany podczas tworzenia koncepcji to może stanowić poważne zagrożenie dla powodzenia projektu. Zmiana standardowego działania systemu może być bardzo czasochłonna a czasami wręcz niemożliwa. Rozwiązanie tego typu problemów wymaga otwartego myślenia i skłonności do kompromisów ze strony obu kierowników projektów oraz ich zespołów’. Pierwszym krokiem jest określenie rzeczywistej wagi problemu zgodnie z kryteriami:

– musi być,

– może być,

– „pobożne życzenia”59.

Rozwiązywanie problemów w trakcie wdrożenia cz. III

Problem, któremu nadana zostanie waga „musi być” oznacza, że wymaganie to jest krytyczne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jest to na przykład element procesu wyróżniającego dane przedsiębiorstwo od konkurencji i jego zmiana wiązałaby się z utratą przewagi konkurencyjnej.

Problem z wagą „może być” oznacza, iż do tej pory przedsiębiorstwo funkcjonowało w ten właśnie sposób, ale ewentualna zmiana nie zagrozi jego bytowi. Problemy z grupy „pobożne życzenia”, które na szczęście zdarzają się najczęściej, oznaczają, iż użytkownikom byłoby wygodniej, gdyby system działał inaczej.

Zakładając, że zmiana sposobu funkcjonowania systemu na pasujący dokładnie do potrzeb użytkownika jest niemożliwa lub nieopłacalna, próbujemy w dalszym ciągu znaleźć rozwiązanie w inny sposób. Wymagania sklasyfikowane jako „pobożne życzenia” muszą zostać odrzucone, a pracownicy będą musieli się pogodzić z drobnymi zmianami czy niedogodnościami w pracy. Problemy sklasyfikowane jako „może być” wymagają większej uwagi i wnikliwej analizy. Z reguły rozwiązanie problemów należących do tej kategorii polega na zmianie sposobu funkcjonowania organizacji na przystający do założeń systemu. Rolą kierownika zespołu konsultantów jest przekonanie użytkowników systemu, iż ich praca może zostać wykonana inaczej bez uszczerbku dla końcowego efektu. Kierownik projektu ze strony użytkownika powinien wykazać się elastycznością i otwartością myślenia, tak aby obiektywnie ocenić, czy rzeczywiście wymuszanie zmian w systemie jest mniej szkodliwe niż zmiana organizacji. Myślenie o efektach a nie o sposobie wykonania pracy jest kluczem do rozwiązania tego typu problemów.

Zagadnienia zaliczone do kategorii „musi być” kwalifikują się do przeprowadzenia modyfikacji w systemie. Istotne jest, aby przypadków przeprowadzenia kosztownych prac programistycznych, związanych ze zmianą standardowego sposobu działania systemu było jak najmniej. Tu znów wielką rolę odgrywa elastyczność przyszłych użytkowników systemu. Muszą oni być w stanie odróżnić rzeczywiste potrzeby, wynikające z koniecznych do uzyskania efektów od własnych przyzwyczajeń i pozornych potrzeb, wynikających ze „skostnienia” organizacji.

Podział problemów na kategorie: „zrobić koniecznie”, „powinno się zrobić”, „ewentualnie zrobić” proponuje E. Yourdon [33], s. 133. W rozwiązywaniu problemów wdrożeniowych niezwykle ważna jest komunikacja i wzajemne relacje kierowników projektu ze strony firmy wdrażającej i klienta. Dobra wola obu stron i dążenie do wspólnego rozwiązania problemów, a nie wzajemne obwinianie się, to jedyna forma współpracy, która prowadzi do szczęśliwego zakończenia projektu.

Leave a Reply