Zarządzanie przepływem pracy

W wielu organizacjach powodem nieefektywnego działania są niesprawne procesy biznesowe. W przypadku gdy są to procesy mające bezpośredni wpływ na czas i poziom obsługi klienta taka nieefektywność jest łatwo zauważalna ponieważ jej skutkiem jest utrata klientów na rzecz konkurencji. Nieefektywność procesów wewnętrznych jest trudniejsza do uchwycenia, a jej wpływ na zmniejszenie sprawności organizacji wyraża się z reguły wzrostem kosztów. Usprawnienie procesów biznesowych zarówno wewnętrznych, jak i tych zorientowanych na klienta zewnętrznego daje możliwość zwiększenia efektywności całej organizacji. Dążenie do poprawy procesów gospodarczych znalazło wyraz w powstaniu metodologii takich jak zarządzanie przez jakość czy reengineering procesów gospodarczych. Jednocześnie powstały narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie procesami tzw. narzędzia workflow. Większość dużych pakietów ERP II jest wyposażona w tego typu oprogramowanie. Umożliwia ono „automatyzację procesu biznesowego, w całości lub części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przesyłane od jednego uczestnika do następnego celem realizacji, zgodnie ze zbiorem sformalizowanych zasad postępowania”41.

Workflow umożliwia zdefiniowanie ról poszczególnych pracowników oraz dróg przepływu informacji i zasad postępowania z nimi. W ten sposób powstaje możliwość ustrukturyzowania przepływu pracy pomiędzy uczestnikami procesu. Ułatwia to zarządzanie procesem i umożliwia jego reorganizację. Systemy workflow, wraz z metodologią działania, taką jak reengineering procesów gospodarczych umożliwiają usprawnianie i kontrolę procesów gospodarczych, co niejednokrotnie przekłada się na radykalną poprawę efektywności całej organizacji.

Leave a Reply