Zmiana podejścia do przyjmowania i obsługi zamówień klientów

Poniżej przestawiony zostanie przykład ilustrujący zmianę podejścia do przyjmowania i obsługi zamówień klientów wynikającą bezpośrednio z zastosowania systemu zintegrowanego. W przykładzie tym zostało przyjęte założenie, iż sam proces nie uległ zmianie. Jedyne, co się zmieniło to sposób patrzenia na wykonywaną pracę.

Proces sprzedaży i jednostki organizacyjne przedsiębiorstwa zaangażowane w jego wykonanie przez wykorzystaniem systemu zintegrowanego prezentuje rysunek 8. Realizacja zamówienia sprzedaży rozpoczyna się od zgłoszenia zamówienia przez klienta. Zamówienie to jest rejestrowane w Dziale sprzedaży. Następnie Dział sprzedaży przekazuje zebrane zamówienia Magazynierowi lub osobie odpowiedzialnej za gospodarkę magazynową. Osoba ta sprawdza,

Realizacja zamówienia sprzedaży bez użycia systemu zintegrowanego czy towary znajdujące się na zamówieniu są w magazynie. Jeśli tak, przekazuje informację o tym fakcie z powrotem do Działu sprzedaży (ten przepływ informacji nie został ujawniony na rysunku, aby nie zaciemniać obrazu). Dział sprzedaży realizuje zamówienie, wydając towar i generując dokumenty magazynowe oraz fakturę sprzedaży. Dokumenty te trafiają do Działu Księgowości. gdzie podlegają ewidencji. Jeśli natomiast towarów nie ma w magazynie, Magazynier generuje zamówienie zakupu, które jest następnie w osobnym procesie realizowane przez Dział zakupów.

Jak widać w realizację zamówienia sprzedaży są zaangażowane cztery odrębne jednostki funkcjonalne przedsiębiorstwa. Jednostki te muszą komunikować się ze sobą, przekazywać sobie informacje i dokumenty, co jest oczywiście czasochłonne.

Dodatkowo każde przekazanie pracy z jednego działu do drugiego może prowadzić do błędów, zagubienia lub przekłamania informacji. Trudno też w powyższym schemacie realizacji zamówienia doszukać się działu odpowiedzialnego za ewentualne opóźnienia czy błędy.

Leave a Reply