ZSIZ JAKO GŁÓWNE ŹRÓDŁO INFORMACJI CZ. II

Faktura zakupu jest rejestrowana w jednym miejscu, np. przez pracownika działu zakupów. Po zarejestrowaniu tej faktury uaktualnione zostaną konta Księgi Głównej: konto kosztów o kwotę netto, konto rozrachunków o kwotę brutto oraz konto rozrachunków z tytułu VAT o kwotę naliczonego VAT. Analityczne konto dostawcy zostanie uznane kwotą zobowiązania, wynikającego z faktury. Jeśli system zintegrowany posiada odrębny moduł Controllingu, odpowiedni obiekt kosztowy, np. miejsce powstawania kosztów zostanie obciążony kwotą netto faktury. Kwota naliczonego VAT-u uaktualni rejestr VAT. Integracja systemu informatycznego niesie ze sobą następujące korzyści:

– wszyscy użytkownicy mają aktualny obraz sytuacji przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym,

– niwelowane są dodatkowe nakłady pracy, związane z kilkukrotnym wprowadzaniem tych samych danych w różnych miejscach systemu.

Korzyści powyższe należą do najbardziej podstawowych i osiągane są automatycznie przy wdrożeniu praktycznie każdego systemu zintegrowanego.

Integracja systemu informatycznego umożliwia uzyskiwanie informacji aktualnych, równie istotne jest jednak, aby informacje te byty dopasowane do potrzeb poszczególnych użytkowników systemu. Różne osoby, na różnych szczeblach organizacji mają odmienne potrzeby informacyjne. Pracownicy szczebla operacyjnego powinni widzieć dane dotyczące swojego wycinka organizacji. Dostęp do informacji o sytuacji całego przedsiębiorstwa jest im niepotrzebny, a czasami nawet niepożądany. Z drugiej strony przedstawiciele kierownictwa wysokiego szczebla powinni mieć dostęp do danych zagregowanych, opisujących sytuację przedsiębiorstwa jako całości. Powinni oni jednakże mieć również możliwość samodzielnego „zagłębiania się” w wybrane obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa poprzez uzyskiwanie danych szczegółowych. Ponieważ charakter i struktura informacji a także ich interpretacja jest inna w każdym przedsiębiorstwie, wypracowanie systemu informowania dostarczającego informacje dopasowane do potrzeb poszczególnych użytkowników nie jest banalne i wymaga z reguły sporo pracy podczas wdrożenia systemu. Pożądany efekt otrzymuje się korzystając z następujących właściwości i funkcji ZSIZ:

– hierarchii uprawnień,

– mody fkowalnegoin terfej su u żytko w n i ka,

– narzędzi generowania raportów,

– generatorów zapytań,

– wyspecjalizowanych systemów informowania kierownictwa.

Poziomy dostępu do systemu

Większość systemów zintegrowanych posiada możliwość ograniczania dostępu do poszczególnych funkcji systemu pojedynczym użytkownikom lub ich grupom za pomocą uprawnień. W momencie logowania się użytkownika i podania hasła, system rozpoznaje, jakie grupy uprawnień są mu przypisane. Użytkownik może korzystać tylko z tych funkcji systemu, które zostały zdefiniowane jako dostępne dla niego. Dodatkowo dla każdej funkcji można zdefiniować poziom dostępu. Z reguły wyróżnia się następujące poziomy dostępu:

– odczyt – użytkownik może jedynie przeglądać dane, nie może jednak ich zmieniać,

– zmiana – użytkownik ma prawo do odczytu i zmiany istniejących danych,

– tworzenie i usuwanie nowych wpisów – użytkownik ma prawo do tworzenia nowych wpisów, usuwania istniejących, jak również do ich odczytu i zmiany.

Dzięki systemowi uprawnień istnieje możliwość ograniczenia dostępu do niektórych funkcji i danych systemu osobom niepowołanym. Następnym narzędziem, dostosowującym działanie systemu do potrzeb poszczególnych użytkowników jest modyfikowalny interfejs. Umożliwia on zmianę wyglądu standardowych ekranów systemu pod kątem potrzeb konkretnego pracownika. Dostosowywanie wyglądu ekranu polega na:

– tworzeniu skrótów do najczęściej wykonywanych funkcji, aby użytkownik nie musiał się za każdym razem „przebijać” przez wielopoziomowe menu,

– ukrywaniu funkcji niedostępnych dla danego użytkownika, tak że widzi on tylko te obszary systemu, z których korzysta,

– modyfikacji wyglądu poszczególnych formatek – np. udostępnianiu tylko części informacji na temat klientów pracownikom sprzedaży i wszystkich pracownikom księgowości.

Leave a Reply